ネット上に公開されている定款の定型文を利用して穴埋めし自分で定款を作ってみた後には、間違いがないか公証人にチェックしてもらったほうが良いでしょう。
管轄の公証役場を検索し連絡する
まず自分が設立しようとする会社の住所から管轄の公証役場を検索してみます。
公証役場の一覧はこちらで確認することができます。
定款の認証の場合は、設立する会社の本店所在地と同じ都道府県の公証役場でないといけません。
むかしは電子認証に対応していない公証役場もあったのですが、いまはすべての公証役場で電子認証が可能になっています。
公証役場に連絡してみる
一番近くの公証役場に連絡してみることにします。
伝える内容としては
- 法人の設立を予定していて定款の認証手続きであること
- 定款は作成したのでまずチェックをしてほしい
というようなことを言えば伝わります。わたしがいったところは行政書士などの代理人を使わずに本人が自分で行っているという場合も多いそうで、あまり何も言わなくてもわかってもらえました。
定款に加えて「実質的支配者の申告書」も必要
私が連絡した公証役場では、定款だけでなく「実質的支配者となるべきものの申告書」という書類もチェックしたいので作って持ってきてくださいね、ということを言われました。
日本公証人連合会のHPからダウンロードできます。
こういう書類で、この書類を提出すると反社会的勢力の関係者ではないかどうかをチェックされます。そもそも反社会的勢力である人が登録されているということに驚きを覚えます。
注意点としては住所の欄の記入は「印鑑証明書の住所の一字一句変えずにそのまま」記入するということです。漢数字か普通の数字かとか、番地か番かなどの違いもしっかり指摘されます。
定款をチェックしてもらう時の持ち物
定款をチェックしてもらう時の持ち物は、
- 作った定款
- 実質的支配者となるものの申告書
- 運転免許証
- 印鑑証明書
です。
事前に見たほうが早いからということでFAXやメールで送るように言われたり、そのあと電話で訂正箇所を指摘するだけで公証役場に行かなくていいという場合もあります。
定款を公証人の方にチェックしてもらう
私の場合は事前にメールで送り、公証役場に行って訂正箇所を教えてもらうことになりました。
以前も書きましたが私が参考にさせてもらった定款の定型文はこちらのサイトのもので、こちらでダウンロードしたものに穴埋めしてそのまま持っていきました。
定款チェック①「もっと改行して」
まず真っ先に言われたのが、表紙に定款の文章が入っちゃってるからもっと改行してください。
確かに考えてみるとおっしゃる通りですよね。
定款チェック②「目的の数字に（）つけて」
会社の目的の項目のところの数字に()を付けてほしい。
というマジでどうでもいいやろ、という指摘。最後の方で「まあこれはどっちでもいいかな」って言ってました。好みの問題なのかもと思ってしまう指摘箇所でした。
定款チェック③「やむを得ない場合は官報で」
公告方法を電子公告により行う、としていたところ
後ろに「ただし、やむを得ない事由により電子 公告を行うことができないときは官報に掲載によって行う。」を追加して置いたほうが良いと言われました。電子公告できない時に官報で公告するために定款の変更しないといけないの面倒だから、ということです。
定款チェック④「署名又は」をいれたほうが良い
誰かが株主となるときの手続きに「記名押印」だけではなく「署名又は記名押印」としたほうが良いということです。
「外国の人が株主になりたい場合にハンコ持ってないかもしれないからね」という理由らしいです。
定款チェック⑤「の議長」は消してください
株主総会の招集の話なので、議長を招集する必要はないんじゃない？と。言われても何のことかわからないですが、そのように訂正させてもらいました(笑)
定款チェック⑥住所は印鑑証明書の住所を一字一句変えずに
住所を書くところがたくさんありますが、印鑑証明書に書いてある住所を一字一句変えずに書かないといけません。
名前などについても印鑑証明の登録に旧字体などが使われている場合は、その文字で書かないといけません。
定款チェック⑦電子認証の文言に変更を
こちらの定型文は紙で認証してもらう時用の文章なので、電子認証してもらう用の、
「発起人は電磁的記録であるこの定款を作成し， これに電子署名する。 」に変更しないといけません。
あと発起人の横の㊞マークも電子署名した時に邪魔なので消しておいたほうが良いという事でした。
【自分で電子定款認証ステップ2】定款を公証人にチェックしてもらう：まとめ
定款を公証人にチェックしてもらうには、公証役場にアポイントを取って見せに行くだけ。
訂正箇所を指摘してくれるので、その通りに訂正すると一般的な定款が出来上がる。
★次のステップはこちら★
